不如預期的時間規畫

最近中風衛教教材的完成效率，與暑假前我的規畫開始產生越來越大的落差，使得我開始反省自己的時間規劃與工作效率問題。
念研究所的這一年裡，我習慣在電腦桌面呈現我的月曆，並在每週的開始，即安排好這週每天的行程以及預計要完成的事情。因為這個好習慣，我發現時間規畫真的很重要，可以讓我很踏實地按部就班在時限內完成任務。但也因為這個習慣，讓我發現了自己的不足：我其實沒有這麼瞭解自己的能力。
在安排任務日程時，最常出現的動作就是將今日未完成的任務，複製貼上到後面幾天的行事曆空格中。常常我以為我可以在預定時間內完成的任務，最後都晚了一點才完成。最近反省此一問題時發現，除了對自己的研究能力還無法掌握甚至高估外，尚有以下三個可能影響自己效率的原因：
1. 意外事件：非預約中的討論、比預期時間還久的討論、臨時接到的任務、偶爾出現的身體不適或缺乏動力。
可能的辦法：盡量與他人溝通，事先安排好討論時間。臨時接到的任務，視其重要性與急迫性，與交辦任務者約定好期限，不用急著先做別人交辦的事而把自己的任務都往後延。當身體不適或缺乏動力時，或許可轉換環境或休息一下。
2. 冰山一角：粗估任務時間時，僅大略看到表面上要執行的任務。但實際執行時，才發現有許多問題還要再深入探究才能完成。
可能的辦法：目前還沒想到解決的辦法，或許需要更多經驗瞭解自己的能耐，或是需要看事情看得更透徹？
3. 太龜毛：對於自己的作品有時會太過要求品質
可能的辦法：須慢慢調整自己做事方法與習慣，例如可參考老師的建議，完成八成後就交給其他人給意見。